1.   LA GESTIÓN DEL TIEMPO Y LA DELEGACIÓN EN LOS COLABORADORES

1.1.             Definición de gestión del tiempo

Gestionar el tiempo no significa hacer más cosas en menos tiempo, las percepciones son importantes ya que influyen con cómo se gestiona el mismo, en si estimamos poco o mucho tiempo.

La gestión del tiempo es una habilidad esencial que ayuda a mantener su trabajo bajo control, al mismo tiempo que le ayuda a mantener el estrés al mínimo.

1.2.             La percepción del tiempo.

Muchos estudios han demostrado que en general no podemos recordar con precisión ni siquiera lo que hicimos el día anterior. Pero, es importante saber cómo estamos empleando el tiempo, porque no se puede tratar de hacerlo mejor si no se conoce el uso habitual que hacemos del tiempo.

¿Cómo vemos nuestro trabajo?.

• Lo que creemos que hacemos: nuestra idea sobre el uso del tiempo es vaga, por tanto sería útil establecer de modo intuitivo las cifras que reflejen cómo creemos que estamos utilizando el tiempo.
• Lo que pensamos que deberíamos hacer: es interesante disponer de una descripción de las funciones de nuestro puesto, para evaluar la importancia de cada una, ¿ en qué modo cada función es indispensable y contribuye a nuestros objetivos? y estimar el porcentaje conveniente de tiempo a dedicarle.
• Lo que hacemos realmente: gastamos nuestro tiempo según hábitos adquiridos y por tanto para manejar mejor el tiempo necesitaremos modificar algunos de estos hábitos.

Simplemente haz un ejercicio para valorar la percepción que tienes del tiempo, trata de cerrar un minuto los ojos y ábrelos cuando haya paso, mira el resultado, ahora saca conclusiones.

1.3.             La asertividad en la gestón del tiempo.

La asertividad es una actitud positiva que queda por encima de la pasividad y de la agresividad. Es la habilidad de expresar nuestros deseos de una manera amable, franca, abierta y adecuada, logrando decir lo que queremos sin atentar contra los demás, negociando con ellos su cumplimiento.

Fases de la asertividad.

• Preparación.

• Preparación personal:
  • Tener claros los objetivos.
  • Eliminar juicios y prejuicios.
  • Crear la oportunidad de negociación.
  • Pensar que siempre hay una segunda oportunidad.
• Preparación del diálogo:
  • Describir los hechos concretos.
  • Manifestar nuestros sentimientos o pensamientos.
  • Pedir de forma concreta y operativa lo que queremos.
  • Especificar las consecuencias.
• ¿Cómo lo vivimos? Nos preparamos a sentir el momento, esto nos ayudará a estar preparado.
  • Ejecución.

Técnica HOCA.

• Exponer de manera objetiva y con datos los acontecimientos.
• Observación. Observar la situación y ver el efecto que causa a nivel personal.
• Decir que se espera de la otra persona, describir el pasado y plantear la situación futura.
• Alternativas.

1.4.             Factores que afectan a la gestión del tiempo.

Constantemente el trabajo se ve interrumpido por muchos factores que afectarán a la realización de tareas:

-Interrupciones telefónicas externas o internas.

• Filtro, una persona (normalmente la secretaria).
• Si no hay persona que haga de filtro acordar con los compañeros las horas de consulta.
• Finalizar la llamada pasando a otra persona para que tome nota de cierta información y evitar utilizar personalmente ese tiempo.
• Si es posible indicar a la otra persona que se le llamará más tarde.

-Llamadas realizadas.

• Pensar si compensa una llamada en vez de enviar un email por ejemplo que podría llevar menos tiempo.
• Preparar la llamada con un guión ayudará a ser más efectivos.
• Resumir lo hablado.
• Es recomendable hacer las llamadas todas a la vez, para dejar tiempo después a la gestión.
• Duración de las llamadas. Es importante
  • Saber manejar al comunicante “pesado”, es decir, saber hacer notar al otro que no tenemos tanto tiempo como él para hablar.
  • Limitar las charlas de cortesía a lo imprescindible.

-Consultas de compañeros o clientes.

-Demandas de superiores.

-Visitas no previstas y normalmente no productivas (compañeros de otros departamentos).

• Situar el escritorio fuera de la vista, para no provocar que entre todo el que pase por delante.
• Si se prevé una visita, anticiparse. Acudir al despacho de otro nos concede la iniciativa de finalizar la visita cosa que podría no suceder después.
• Interceptar al interlocutor en la puerta, evitando que entre y se acomode.
• Ser concreto, ir al grano.
• Delegar la atención de la visita a subordinados, colaboradores u otras personas que tengan competencia en el asunto.

-Reuniones improductivas o no previstas.

-Errores de trabajos anteriores y demoras. La acumulación de temas por despachar y resolver perjudica la capacidad de resolverlos.

-Dificultad de diferenciar lo urgente o lo importante.

• Lo Urgente: requiere una acción rápida, casi inmediata y no es negativa siempre que no quite tiempo a lo importante.
• Lo Importante: tiene mayores repercusiones a medio y largo plazo. El análisis de los objetivos ayudará a decidir si realmente es importante
• En común tienen que los dos hay que abordarlos lo más rápidamente posible porque alargarlos es peor.

-Imprevistos no planificados: Se pueden producir por la gestión en las siguientes áreas, agravado por los problemas de coordinación, comunicación con otras áreas y utilización de canales inadecuados.

-Equipos de trabajo:

• Falta de coordinación.
• Responsabilidad no definidas.
• Discusiones largas.
• Problemas no aclarados.
• Conflictos pendientes.
• Gestión o estilo personal.
  • No saber decir NO, y asumir tareas que no corresponden.
  • Organización deficiente del trabajo o tratamiento de la información o archivo.
    • El archivo informático reduce el volumen de papeles y facilita el archivo de información.
    • No utilizar la información que no nos sea útil, esta dificultará el tratamiento de los documentos verdaderamente útiles.
    • Repasar los documentos en el momento en el que llegan. Aplazar esta tarea complica el proceso posteriormente.
    • Responder con la mayor inmediatez posible a la documentación que nos van llegando para eliminar asuntos pendientes lo que aumentará la eficacia.

• Prioridades espontáneas sin planificación.
• Prisas e impaciencia, que provocan errores.
• Baja automotivación y falta de concentración.

• Planificación:
  • Objetivos poco definidos.
  • Información incompleta.
  • Baja planificación.
  • No cuantificar actividad.
  • Métodos confusos

Las interrupciones absorben nuestro tiempo y no sólo quitan tiempo para atenderlas sino también el tiempo que supone retomar la tarea anterior perdiendo ritmo y eficacia. Eso sí, hay que pensar que muchos de estos puntos en sí forman parte de nuestro trabajo y sirven para resolver problemas o aportar información importante. Pero, en cualquier caso, es preciso desarrollar la capacidad para manejarlas positivamente, evitando (plantificación) o limitando el tiempo que nos ocupan.

El teléfono ocupa más tiempo del que nosotros pensamos, por término medio, entre una y dos horas diarias. Es un elemento imprescindible que se hace más importante cuanta mayor responsabilidad se tiene en la empresa. El control sobre el teléfono como un instrumento que agiliza y facilita el trabajo resulta imprescindible. Para ello, se hace necesario poner en marcha una serie de acciones clave, aplicadas tanto a la recepción de llamadas, como a su emisión.

Los pasos:

1. Identificar los factores que afectan a la gestión del tiempo.

2. Establecer prioridades.

Lo urgente, lo importante, lo que no lo es.

3. Tomar conciencia de cuándo somos mas productivos.

Está ya ampliamente demostrado que empezar una o dos horas antes la jornada laboral puede reportarnos una mayor productividad y unos ahorros de   tiempo considerables, la razón es que esas primeras horas de la mañana normalmente son las mas productivas.

4. Reuniones, las mínimas.

5. Descansos y no interrupciones.

6. Planificar, pero a última hora.

7. Orden, organización.

1.5.             La importancia de saber delegar y sus beneficios

La delegación es un proceso que permite trasladar a un colaborador el encargo de realizar una o varias tareas; la delegación incluye también conceder al colaborador la autoridad y la libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad por el resultado final.

Para que una delegación sea realmente efectiva es necesario delegar tanto los medios como la autoridad para utilizarlos.

Se entiende por autoridad el grado de libertad que se da a las personas para que utilicen su criterio en la toma de decisiones necesarias durante el proceso. Resultaría muy incoherente delegar una tarea y no dar la autoridad necesaria para poderla llevar a cabo.

La delegación siempre ha de ser muy clara y específica, de no ser así resultaría muy fácil que nuestro colaborador no logre entender qué es lo que debe hacer y que es lo que se espera de él, es decir qué resultados se persiguen.

Ayuda mucho a lograr una delegación efectiva comunicarla con claridad y por escrito. Una delegación poco clara o demasiado ambigua o amplia, provoca en la persona que la recibe tener que actuar sin dirección o sin objetivo concreto, lo que hace que tenga que ir probando sus aciertos por medio de ensayos y errores en sus tareas, con la consecuente pérdida de tiempo que esto significa para ambas partes. Las consecuencias de no saber o de no querer delegar son varias. La primera es una sobrecarga de trabajo y de presión, otras son la desorganización, la falta de establecimiento de prioridades, los incumplimientos de plazo, incidencias en las relaciones humanas e incremento notable del estrés, etc.

¿Por qué es importante delegar? Por que es completamente imposible que una sola persona lleve sobre su espalda el peso de todas las decisiones que han de tomarse dentro de su competencia. La delegación tiene muchas ventajas, tanto para quien delega como para el colaborador/a a quien se le traspasa la tarea.

Por parte de la persona que delega: La delegación hace que ésta logre incrementar su producción y la efectividad de la misma, ya que cuando es capaz de hacer una buena delegación, puede dirigir sus energías a movilizar sus recursos y lograr unos resultados que no se hubieran conseguido si no se hubiera dispuesto de este tiempo. Por otra parte la delegación de responsabilidades en diferentes personas crea un respaldo de fuerza de trabajo del que se puede disponer en casos de emergencia, ya que los colaboradores estarán entrenados para desarrollar tareas que de no haberles sido delegadas en alguna ocasión no sabrían como llevarlas a cabo.

Por parte del colaborador/a: El hecho de que se le deleguen ciertas tareas hace que desarrollen sus habilidades y por otro lado provoca que los colaboradores se entrenen en asumir mayores responsabilidades. Además aumenta la motivación del colaborador porque una delegación bien hecha estimula profundamente a quien la recibe a participar mucho más en su trabajo. De alguna manera si hacemos una buena delegación y se la hacemos a la persona adecuada, lo que estamos provocando es un aumento del compromiso de esa persona.

TEST

Selecciona la respuesta correcta:

1.- La asertividad es…

1. Una actitud positiva que queda por encima de la pasividad y de la agresividad.
2. La habilidad de expresar nuestros deseos de una manera amable, franca, abierta y adecuada.
3. Las dos son correctas.

2.- Se entiende por autoridad:

1. La condición adquirida por ciertos hombres en su desempeño profesional y político proveniente de una cierta cesión o elección.
2. El grado de libertad que se da a las personas para que utilicen su criterio en la toma de decisiones necesarias durante el proceso.
3. La posibilidad de impartir órdenes a un equipo humano.

3.- Qué tienen en común lo urgente y lo importante?

1. Que todo lo urgente es siempre importante.
2. Que vamos a desarrollar técnicas diferentes de gestión del tiempo en lo urgente y lo importante.

c. Los dos hay que abordarlos lo mas rápido posible